•     Evidence vozidel

Základním kamenem našeho softwaru je kompletní a funkční databáze s intuitivním ovládáním určená fleet manažerům, kteří každodenně vyhledávají a zpracovávají údaje o vozidlech a řidičích.

Kromě základních identifikačních údajů a příslušných tabulek systém rovněž nabízí možnost archivace jakýchkoliv dokumentů tak, aby byly přístupné a použitelné pro toho, kdo vstoupí do systému (technické průkazy, smlouvy, osvědčení…).

•     Časový harmonogram

Systém je vybaven efektivním kontrolním nástrojem, který za Vás bude monitorovat a upozorní včas na blížící se termín:

administrativních plnění (úhrada poplatků, plnění vyplývající ze smluv o dlouhodobém pronájmu, povinné ručení, pravidelné technické kontroly…)
údržby vozidel a jejich vybavení (STK, brzdy…)
u řidičů (řidičské oprávnění, průkaz profesní způsobilosti, osvědčení ADR…)

•     Plánování a správa údržby a případných dopravních nehod

Poskytujeme fleet manažerovi nástroj, díky kterému bude jednoduše a efektivně plánovat údržbu vozidel a jejich vybavení.

Plán údržby může být nastaven na základě různých kritérií: počet ujetých kilometrů, počet provozních hodin/dní. Je například možné naprogramovat servisní prohlídky po každých 30 000 odjetých kilometrech nebo 365 dnech, ale i kontrolu stroje po každých 2000 hodinách provozu.

Správa údržby může být propojena s workflow, od zadání předběžného rozpočtu po potvrzení provedených výkonů a registraci faktury, to vše v jediném systému, který lze individuálně upravit podle funkcí a výše předběžného rozpočtu.

Díky zadání předběžných rozpočtů se soupisem výkonů k provedení budou příslušní pracovníci dostávat pokyny přímo od systému, který sleduje plán údržby a zohledňuje i zákroky, které již byly na konkrétním vozidle provedeny v minulosti. V případě dopravních nehod nabízí systém – kromě zajištění předběžného rozpočtu za opravu a zprovoznění vozidla – i možnost zadání veškerých údajů, které jsou pro správu potřebné, což je důležité i z hlediska komunikace s pojišťovnou druhého účastníka nehody.

•     Správa pokut

Ke správě pokut, které budou firmě doručeny, slouží speciální funkce, která umožňuje přikládání dokumentů a zadávání důležitých údajů.

Na základě zadaných údajů pak může systém automaticky zasílat e-mailové upozornění na blížící se splatnost podle nastavených parametrů (např. 5 dní jako mezní lhůta určená pro úhradu pokuty ve snížené výši).

•     Import dodavatelských faktur

Systém umožňuje import veškerých nákladů spojených s provozem vozového parku.

Systém dává uživateli k dispozici importní postupy, které umožňují zadání došlých faktur za pohonné hmoty, dálniční poplatky nebo splátky nájemného. V průběhu importu dat systém provádí průběžnou kontrolu kompatibility fakturovaných údajů a údajů nastavených u jednotlivých vozidel. Upozorní například na nesoulad mezi fakturovanou částkou za pronájem podle smlouvy a mezi částkou uvedenou v evidenci daného vozidla.

•     Propojení s účetními systémy

Systém disponuje funkcí exportu zadaných nebo importovaných faktur do účetnictví na libovolné organizační složky, přičemž lze pro export použít náš standardní postup nebo přizpůsobit přenos podle cílového softwaru.

Specifické podmínky a pravidla členění podle účtu nebo podle kategorie výdaje lze natavit pomocí specifického rozhraní, díky němuž jednoduchým a intuitivním způsobem nastavíte pravidla podle typu výdaje, typu vozidla a jeho užívání.

•     Statistické analýzy a rozpočty

Systém generuje standardizované reporty, které umožňují komplexní analýzy různých zájmových oblastí, především:

výdaje spojené s vozidlem, s uživatelem, provozním úsekem nebo pobočkou
průměrné spotřeby
skutečný počet ujetých kilometrů a jejich odhady
termíny plnění v souvislosti s vozidly a řidiči (smlouvy, pojištění, řidičské oprávnění …)
kontrola faktur
…
Jsme schopni rovněž vygenerovat personalizované reporty podle požadavků klienta.

•     Rezervace a car sharing

Rezervační systém a organizace sdílených vozidel (tj. vozidel používaných více uživateli) se zajišťuje pomocí příslušného rozhraní, které zobrazuje volné dopravní prostředky ve sdíleném kalendáři.

Prostřednictvím této funkce mohou uživatelé zadat požadavek, který je automaticky zaslán elektronickou poštou pověřené osobě v rámci firmy. Tento pracovník pak může potvrdit nebo změnit rezervaci tak, aby byla zajištěna řádná správa vozového parku.