•     Výkaz výdajů

Vypracování výkazu výdajů vynaložených během pracovní cesty je často považováno za ztrátu času nebo za přítěž.

Díky našemu interaktivnímu webovému rozhraní s intuitivním ovládáním nabízíme našim klientům jednoduché řešení.

Kromě webového rozhraní je program k dispozici rovněž ve formě mobilní aplikace pro zadávání výdajů s automatickým připojením fotografie stvrzenky.

•     Předplacené cestovní služby / kreditní karty

Software je navázaný na hlavní agentury zaměřené na organizaci pracovních cest, které tak mohou automaticky zpracovávat poskytnuté služby a poskytnout tak zaměstnanci jejich konečný soupis.
Do stávajících rozhraní je možné zadávat veškeré výdaje placené všemi běžnými kreditními kartami (v případě potřeby může být seznam rozšířen, pokud daný typ není mezi těmi přednastavenými). I v tomto případě má na závěr zaměstnanec k dispozici již připravený soupis výdajů.

•     Schvalovací procedury

S organizací pracovních cest jsou často spojeny velmi složité a komplikované autorizační a schvalovací postupy.

Vytvořili jsme pokrokový konfigurační systém, do kterého je možné zadat všechny potřebné údaje tak, aby co nejlépe odpovídaly potřebám klienta, od základních po ty nejsložitější.

Pravidla schvalovací hierarchie mohou být zadána ručně nebo mohou být automaticky převedena, pokud má firma zpracovánu organizační strukturu, ze které lze tato pravidla čerpat.

•     Kontrola dodržování limitů

Pokud firma používá u některých typů výdajů limity maximální výše (například výdaj za ubytování a stravu), umožňuje systém konfiguraci kontrolních pravidel. Díky tomu má případná překročení výše limitu pod kontrolou jak zaměstnanec, tak i další pracovníci, kteří zajišťují následné kontroly.

Kontrolní maska zobrazuje intuitivním a jednoznačným způsobem, zda jsou ve vyúčtování cestovních náhrad některé položky vybočující z běžného rámce firemní politiky, a umožňuje jejich nastavitelnou správu (např. automatické zkrácení náhrad výdajů přesahujících nastavené limity). Kromě přesně vymezených limitů mohou být nastaveny maximální hodnoty u souhrnných výdajů a pochopitelně i oznámení o překročení maximálních daňově uplatnitelných částek.

•     Statistické analýzy a reporty

Systém generuje standardizované reporty, které umožňují komplexní analýzy různých zájmových oblastí, především:

položkové soupisy výdajů, podle typu, podle subjektu, zakázky…
porovnání výdajů se situací zaznamenanou v jiných letech
souhrn čerpaných poukázek na stravu
Jsme schopni rovněž vygenerovat personalizované reporty podle požadavků klienta.

•     Provázanost s účetním programem a mzdovou agendou

Systém disponuje funkcí exportu zadaných nebo importovaných faktur do účetnictví na libovolné organizační složky, přičemž lze pro export použít náš standardní postup nebo přizpůsobit přenos podle cílového softwaru.

Vyplacení cestovních náhrad může být provedeno jak jejich připsáním na výplatní pásku, tak i formou bankovního převodu, k čemuž systém vygeneruje příslušný bankovní příkaz.

•     Elektronická archivace

Program je přednastaven tak, aby byl schopen komunikovat s archivačními systémy a aby po uplynutí zákonem stanovené lhůty bylo možné zlikvidovat papírové výdajové doklady, které budou nadále uchovány v elektronickém formátu.