•     Anagrafica veicoli

Il nostro software per la Gestione Parco Auto è caratterizzato da una base dati completa, funzionale ed intuitiva, pensata per i fleet manager che quotidianamente devono cercare e lavorare con i dati dei veicoli e dei driver.

Oltre ai dati anagrafici ed alle relative tabelle, è possibile archiviare documenti di qualsiasi tipo, per renderli consultabili e disponibili a chi accede al sistema (libretto di circolazione, contratti, certificati, …).

•     Scadenziario

Il sistema è dotato di un efficiente strumento di controllo che consente di monitorare le scadenze:

amministrative degli automezzi (tassa di proprietà, contratto NLT, revisione, assicurazione, …)
manutentive degli automezzi e delle dotazioni installate sugli stessi (tagliando, freni, …)
degli autisti (patente, CQC, certificato ADR, …)

•     Pianificazione e gestione manutenzioni

Mettiamo a disposizione del fleet manager uno strumento che consente di pianificare le manutenzioni per i veicoli e per le dotazioni installate sui veicoli stessi.

Il piano manutentivo può essere impostato attraverso parametri per km percorsi, ore lavoro e/o giorni. Ad esempio possono essere programmati i tagliandi ogni 30.000 km o 365 giorni, ma anche controlli su compattatori ogni 2000 ore marcia.

La gestione delle manutenzioni può essere collegata ad un workflow autorizzativo che, partendo dall’inserimento del preventivo arriva alla conferma dei lavori ed alla registrazione della fattura, il tutto in un sistema configurabile rispetto a ruoli e valori del preventivo stesso. Caricando i preventivi dei lavori da eseguire, gli operatori vengono inoltre avvisati dal sistema che tiene conto del piano manutentivo e dei lavori già eseguiti sul veicolo in precedenza.

Nel caso di sinistri, oltre alla gestione del preventivo per il ripristino del veicolo, è possibile caricare tutti i dati necessari alla corretta gestione dello stesso, agevolando le comunicazioni che devono essere fatte con le compagnie assicurative della controparte.

•     Gestione multe e servizi

Le multe che vengono notificate all’azienda, vengono gestite attraverso una funzione dedicata, che consente di allegare i documenti, oltre al caricamento dei principali dati d’interesse.

I dati caricati possono poi generare in automatico delle mail di avviso per scadenze impostate a sistema (ad esempio i 5 giorni come limite per il pagamento in forma ridotta della sanzione). La gestione dell’intero processo può essere legata ad un workflow basato sui ruoli degli utenti che devono intervenire o essere informati. È possibile inoltre esportare i dati necessari all’ufficio paghe o all’ufficio del personale.

•     Importazioni fatture e fornitori

Attraversio il nostro software per la Gestione Parco Auto è possibile importare tutti i costi riguardanti l’uso degli automezzi. Mettiamo infatti a disposizione delle procedure di importazione che consentono di importare le fatture che arrivano di carburante, pedaggi o noleggio. Durante l’importazione le procedure fanno un controllo di coerenza tra i dati fatturati e i quelli impostati sui singoli veicoli. Ad esempio se il valore fatturato per il noleggio del contratto è diverso da quello in anagrafica del veicolo.

•     Integrazione con sistemi contabili

È possibile esportare le fatture caricate o importate verso la contabilità di qualsiasi gestionale, utilizzando il nostro tracciato standard o seguendo le specifiche del tracciato del software di destinazione.

Le specifiche e le regole di aggregazione per conto e/o centro di costo, possono essere configurate attraverso una maschera dedicata, che rende semplice ed intuitivo impostare regole per tipologia di costo, tipologia di veicolo ed uso.
Possiamo inoltre creare report personalizzati in base alle richieste del cliente.

•     Analisi statistiche e report

Sono disponibili report standard che permettono di analizzare in modo completo diverse aree di interesse ed in particolare:

i costi per veicolo, utilizzatore, centro di costo o filiale
consumi medi
percorrenze effettive e stimate
scadenze legate ai veicoli e ai driver (contratti, assicurazioni, patenti, …)
controllo fatture
…
Possiamo inoltre creare report personalizzati in base alle richieste del cliente.

•     Prenotazioni e Car Sharing

La prenotazione e/o l’organizzazione delle auto di pool (auto condivise tra più utilizzatori) trova la soluzione in una maschera dedicata che consente di vedere gli automezzi disponibili su un calendario condiviso.

Accedendo a questa funzione gli utenti possono richiedere l’auto, generando in automatico un invio informativo di mail a chi governa il processo in azienda. Il responsabile può confermare o modificare le prenotazioni per una corretta gestione dei veicoli stessi.